Внимание, уделяемое сегодня теме управления проектами и внедрению
корпоративных систем управления проектами, кажется вполне обоснованным.
В условиях современного бизнеса, характеризующегося высокой скоростью
изменений внешней и внутренней среды, мобильностью, появлением новых
разработок и продуктов, залогом успешности и конкурентоспособности
компании является ее постоянное развитие, а значит применение передовых
технологий управления.
Проектные методы управления как раз и являются одной из наиболее
эффективных управленческих технологий, позволяющих максимально быстро
осуществить адаптацию бизнеса к требованиям текущего дня. Каждый
руководитель, заинтересованный в развитии своей компании, неизбежно
приходит к пониманию необходимости разработки и внедрения корпоративной
системы управления проектами (КСУП).
Однако самые продвинутые технологии могут не оправдать надежд, если их
внедрение происходит без четкого осознания ожидаемого результата и путей
его достижения.
Так какие же возможности открывает перед компанией внедрение системы
управления проектами и как оценить эффективность внедрения такой
системы? В данной статье мы постараемся ответить на эти вопросы.
Прежде всего, давайте уточним, что же включает в себя понятие
«Корпоративная система управления проектами», или КСУП. В современной
литературе можно найти множество различных определений. Вот одно из них:
Корпоративная система управления проектами – это комплекс
организационных, методологических и программных средств, обеспечивающий
возможность управления проектами в определенной организации.
Таким образом, КСУП – это не только программное обеспечение, но также и
методология управления проектами компании, адекватная сложности и
размерам создаваемой системы. А также комплекс организационных
мероприятий, затрагивающих структуру и принципы работы организации.
Собственно управление проектами основано на планировании, мотивации,
развитии грамотных коммуникаций внутри проекта и создании более гибких
организационных структур. А значит выгоды и возможности, получаемые
организацией от внедрения КСУП, не ограничиваются лишь возможностями,
предоставляемыми инструментом управления проектами (или информационной
системой).
Давайте вкратце рассмотрим основные выгоды внедрения системы управления проектами для компании.
Основная идея системы управления проектами состоит в осуществлении
комплексного управления процессами разработки, реализации, управления,
мониторинга и контроля реализации проектов в рамках компании.
Все это позволяет реализовывать проекты и достигать запланированных
результатов в кратчайшие сроки, с минимальными затратами и с получением
необходимого качества. Это неизменно доказывается практикой. Хорошо
организованное управление проектами позволяет экономить до 30 процентов
времени и 20 процентов средств, выделяемых на реализацию проекта.
Среди прочих выгод и возможностей, получаемых организацией от внедрения системы управления проектами, можно выделить следующие:
обеспечение реализации стратегии компании посредством проектов;
повышение эффективности взаимодействия подразделений компании;
создание регламентированного процесса управления проектами в компании;
достижение слаженности в работе команды проекта;
создание единого понимания всеми участниками проекта задач и содержания реализуемых проектов;
унификация информационных потоков и документооборота по управлению проектами;
улучшение контроля и управления исполнением проектов;
оперативное получение информации о ходе выполнения проекта от
исполнителей за счет регламентированного и автоматизированного порядка
отчетности и, соответственно, возможность анализа проблем и оперативного
принятия управленческих решений;
возможность анализировать загрузку и доступность ресурсов, а также
планирование ресурсов проекта в соответствии с необходимой квалификацией
и степенью загрузки;
обеспечение минимизации рисков проектов;
обеспечение контроля качества выполнения проекта;
возможность контролировать исполнение бюджета проекта и планирования будущих затрат;
ранжирование проектов по степени значимости, целям и ожидаемому
результату дает возможность определения приоритета проекта в ресурсах и
финансировании;
уменьшение количества незавершенных проектов из-за срыва сроков;
учет проектов и возможность анализа портфеля проектов.
Принятие решения о внедрении системы управления проектами зачастую
затрудняется сложностью в объективной оценке эффективности данного
мероприятия.
Надо отметить, что на сегодняшний день не существует единого,
унифицированного подхода в оценке эффективности внедрения систем
управления проектами. Строго говоря, в каждой компании применяется своя
методика оценки и набор критериев, оптимизированные в зависимости от
сферы деятельности организации и характера проектов.
Прежде чем перейти к описанию возможных методик оценки эффективности,
давайте определимся с терминологией. Исходя из определения
«эффективности», эффективность внедрения системы управления проектами
можно определить как «достижение оптимального соотношения расходов и
выгод, получаемых от внедрения данной системы». Однако концентрироваться
на анализе и оценке лишь этого соотношения было бы ошибочно. Нельзя
забывать, что эффективное внедрение системы управления проектами
подразумевает также адекватность характеристик системы поставленным
целям и задачам компании.
Таким образом, оценку эффективности внедрения системы управления проектами можно условно разделить на две составляющие:
экономическая компонента или количественные показатели (то есть система
показателей, позволяющих оценить экономическую эффективность внедрения);
процессная составляющая или качественные показатели (позволяющая оценить
степень соответствия результата внедрения поставленным целям и
задачам).
Соответственно, и множество различных подходов и методов к оценке
эффективности внедрения системы управления проектами можно
систематизировать следующим образом:
методы качественной оценки эффективности (для оценки качественных показателей);
количественные методы оценки (для оценки количественных показателей).
Одна из методологий качественной оценки эффективности основана на
экспертной оценке Критических факторов успеха (КФУ), выполнение которых
необходимо для успешной реализации проекта. При формулировании целей
проекта внедрения КСУП следует определить критерии успеха, которые
оказывают непосредственное влияние на эффективность проекта. Степень
достижения КФУ позволяет судить об эффективности или неэффективности
мероприятия.
Количественные оценки дают наглядный показатель эффективности, однако не
всегда дают полное представление обо всех преимуществах использования
системы управления проектами.
Количественная оценка эффективности может проводиться следующими методами:
1. Методы инвестиционного менеджмента.
Применение данного подхода подразумевает оценку эффективности внедрения
КСУП с помощью системы финансовых показателей, ключевыми из которых
являются норма возврата инвестиций (Return on Investment - ROI),
совокупная стоимость владения (Total Cost of Ownership - TCO), а также
анализ выгодности затрат (Cost-Benefits Analysis - CBA). Расчет
показателя ROI предполагает сопоставление притоков денежных средств или
выгод от внедрения КСУП с совокупными затратами на внедрение и
эксплуатацию системы.
При этом выгоды от внедрения КСУП оцениваются в количественном и качественном выражении.
Достоинством инвестиционных методов является сравнительная простота
определения показателей, особенно в области анализа затрат. При этом
язык инвестиционных методов наиболее понятен менеджерам компании.
Существенным недостатком данного метода является концентрация на
экономических аспектах внедрения системы, которая дает лишь косвенное
отображение действительных процессов.
2. Методы экономического анализа.
В общем случае экономический анализ позволяет оценить эффективность
внедрения КСУП на основе сравнения затрат и выгод от внедрения системы и
альтернативных показателей. Данные методы удачно дополняют другие
методики анализа эффективности внедрения КСУП.
Сильной стороной методов экономического анализа является их наглядность, хотя и несколько приближенная.
Существенным недостатком экономического анализа является сложность
сопоставления выгод от внедрения информационной системы с вложениями в
другие активы, в силу сложности оценки выгод компании в денежном
эквиваленте.
3. Метод оценки возможной экономии.
Данный метод заключается в проведении оценки возможной экономии при
реализации проектов компании в результате внедрения КСУП. Оценка
возможной экономии может проводиться по различным обоснованиям.
Например:
Обоснование – эффект от установления приоритетов проектов в портфеле.
Оценка экономии - исключение из портфеля 5 проектов, не соответствующих
стратегическим целям компании, со средней стоимостью 1 000 000 у. е. в
течение года соответствует общей годовой оценке экономии 5 000 000 у. е.
4. Метод сравнительного анализа тенденций изменения определенных характеристик.
Например:
отклонения по стоимости проекта;
изменение сроков реализации проекта;
устранение недостатков, найденных при проверке и оценке качества;
количество неразрешенных проблем в проектах.
5. Методология стратегического управления Balanced Scorecard – Система Сбалансированных Показателей (ССП).
В рамках ССП организация рассматривается и оценивается в четырех перспективах:
в перспективе, связанной с финансовым состоянием (общепринятые финансовые показатели);
в перспективе, связанной с позицией компании на рынке (число клиентов, доля рынка и т.д.);
в перспективе, связанной с внутренними бизнес процессами (насколько они настроены и эффективны);
в перспективе, связанной с развитием и обучением персонала.
Для каждой определенной цели компании вырабатываются ключевые показатели
деятельности, которые являются «измерителями достижимости» целей. Таким
образом, компания получает хорошо сбалансированную картину целей,
финансовых и нефинансовых показателей деятельности.
6. Метод функционально-стоимостного анализа (АВС).
Результаты данного вида анализа позволяют выявить «узкие» места в
деятельности компании, определить КПД сотрудников (работа сотрудника
будет эффективной тогда, когда она будет «удобной») и, главное, выявить
потенциальные возможности для повышения эффективности деятельности
компании. Сравнительный анализ полученных показателей рекомендуется
проводить до, и после внедрения КСУП.
Стоит отметить, что крупномасштабных оценок эффективности внедрения и
использования систем управления проектами в российских компаниях не
проводилось, так как число компаний, эффективно использующих такие
полнофункциональные системы не много. К тому же на сегодняшний день, не
существует универсальных методов оценки эффективности внедрения систем
управления проектами, поскольку каждый из методов требует, с одной
стороны, дополнительных затрат, и, с другой стороны, ни один из методов
нельзя назвать достаточно объективным. Однако оценивать эффективность
необходимо, ибо цена ошибки может оказаться во много раз больше.
Иванникова Юлия
|